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Declarações obrigatórias para Simples Nacional: descubra quais são!

Após a abertura de uma empresa, são necessárias entregas mensais e anuais de declarações obrigatórias aos mais variados órgãos públicos e de fiscalização. Isso vale, inclusive, para optantes do Simples Nacional, ainda que o regime seja simplificado em relação aos demais. Portanto, é essencial o empreendedor saber quais são essas declarações e o que é exigido de informações sobre o negócio, pois erros, assim como atrasos e omissões, vão contra a legislação e geram penalizações. Não deixe de conhecer melhor 7 declarações das quais você não pode se descuidar nunca. Quais são as declarações exigidas? 1. Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) A DEFIS é uma das duas declarações diretamente impostas pelo Simples Nacional. As demais, que serão citadas ao longo do texto, também são exigidas de empresas que estão em outros regimes. De maneira simplista, essa declaração informa aos órgãos fiscalizadores tudo o que ocorreu na empresa durante o ano de apuração. Além de receitas e impostos apurados e pagos, a DEFIS anualmente solicita dados, como: quantidade inicial e final de empregados no ano anterior; identificação de sócios e participação na empresa; rendimentos dos pró-labores de sócios; saldo inicial e final em caixa e contas bancárias no ano anterior; despesas do ano anterior. A maioria das informações solicitadas é preenchida manualmente no portal do Simples Nacional, no site da Receita Federal. Já o faturamento e os dados de impostos pagos e calculados são incorporados automaticamente pelos lançamentos feitos ao longo do ano anterior, no mesmo portal. Com exceção do MEI, todas as empresas optantes pelo Simples Nacional devem realizar a declaração até o dia 31 de março, no próprio portal do Simples. No caso de atraso ou não entrega desta obrigação acessória, as apurações de DAS não são geradas. Assim, a empresa fica inadimplente perante ao Simples Nacional, uma vez que sem as apurações não é possível emitir as guias para o pagamento dos impostos. Vale ressaltar: que os boletos referentes ao DAS apenas serão apurados novamente a partir do momento que a DEFIS for entregue. 2. Declaração mensal no site do Simples Nacional A apuração mensal feita pelos optantes é a segunda e última declaração imposta de forma direta pelo regime simplificado. Na prática, é a contabilização dos impostos da empresa, tarefa para a qual o responsável tem de informar o faturamento gerado no mês anterior, a natureza das atividades e como são tributadas dentro do Simples em relação aos anexos. Depois que as informações são preenchidas e o cálculo está feito, é feita a transmissão e o Documento de Arrecadação do Simples (DAS) é emitido para pagamento. A DAS representa a unificação de todos os tributos recolhidos pelas empresas enquadradas nesse regime tributário. ​Através da Declaração do Simples Nacional é registrado uma série de informações referentes às movimentações da empresa quanto ao ano-calendário anterior. 3. Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) A RAIS reúne todas as informações geradas pelos funcionários na folha de pagamentos do ano anterior, sendo obrigatória mesmo quando o negócio não possuiu empregados. Neste caso, não havendo a manutenção de contratos no ano anterior ao da data da entrega, transmite-se a RAIS Negativa. 4. Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, como seu próprio nome já diz, tem a função de registrar e enviar mensalmente aos órgãos federais os dados de contratados e demitidos da empresa em cada mês. 5. Declaração de Imposto Retido na Fonte (DIRF) Na DIRF, a optante pelo Simples Nacional é obrigada a informar, a cada ano, todas as retenções de imposto de renda, ocorridas em pagamentos e recebimentos, tanto de pessoas físicas quanto jurídicas. 6. Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP) Em suma, a GFIP precisa ser entregue mensalmente com os dados referentes aos vínculos empregatícios mantidos e suas remunerações, contribuições previdenciárias e recolhimentos ao Fundo de Garantia. Por obrigação, as empresas devem fazer os envios mesmo quando não houver vínculos com empregados, sendo GFIPs declaratórias. 7. eSocial O eSocial é um sistema que surgiu de um desdobramento do projeto SPED, o Sistema Público de Escrituração Digital. Basicamente, ele visa integrar todas as obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas em uma única declaração. 8. Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída (EFD Reinf) A EFD Reinf faz parte do SPED em complemento ao eSocial. Essa declaração abrange todas as retenções do contribuinte em relação ao trabalho e as informações sobre a receita bruta para a apuração das contribuições previdenciárias substituídas. A entrega da obrigatoriedade foi pidida em grupos, cada um deles com uma data definida. Vejamos quais são esses grupos primeiramente: 1º grupo: empresas com receita bruta superior a R$ 78 milhões em 2016; 2º grupo: demais entidades empresariais; 3º grupo: empregadores de pessoa física, empresas optantes pelo Simples Nacional, produtores rurais pessoa física e entidades sem fins lucrativos; 4ª grupo: órgãos públicos e organizações internacionais. A primeira informação que precisa ter bem clara é de que a EFD-Reinf é uma obrigação mensal. Agora vejamos os prazos exigidos conforme cada um dos grupos acima citados: 1º grupo: começa a transmitir dia 1 de maio de 2018; 2º grupo: começa a transmitir dia 10 de janeiro de 2019; 3º grupo: começa a transmitir dia 10 de julho de 2019. 4º grupo: em data a ser fixada em ato da RFB. Para o preenchimento da EFD-Reinf é preciso ter em mãos uma série de informações, que deverão ser tratadas como eventos, em formato XML. A seguir apresentamos alguns eventos que precisam ser informados: Registro R-1000 – informações do contribuinte: informações cadastrais do contribuinte, apuração de retenções e contribuições devidas, regime tributário a que se encontra a empresa, etc; Registro R-1070 – Tabela de processos administrativos judiciais: no caso de processos judiciais e administrativos que influenciam a escrituração das notas fiscais e no cumprimento das principais obrigações tributárias principais e acessórias. Entre os dados se destacam estão o tipo e número do processo, validade e outras informações complementares. Registro R-2010 – Retenção Contribuição Previdenciária – Tomadores de Serviço: informações referentes às notas fiscais de serviços tomados na data de sua competência. Caso haja notas perdidas ou esquecidas na gaveta, é preciso que sejam enviadas como arquivo de retificação. Isso porque o Fisco não aceita eventos com data de emissão diferente do mês corrente. Com a EFD-Reinf é necessário uma maior conscientização da alta gestão da empresa quanto à organização das informações e à integração dos setores, de modo a facilitar a rotina fiscal. Todo essa reestruturação é fundamental para preparar os responsáveis para a execução de atividades que fazem parte da rotina fiscal. Se uma nota for esquecida ou mesmo não enviada a EFD-Reinf, a empresa pode ser autuada ou ficar impossibilitada de enviar outras declarações. 9. Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTFWeb) A DCTFWeb irá reunir as informações sobre as contribuições previdenciárias (INSS) e para outras entidades e fundos (terceiros). Ela receberá informações diretamente do eSocial e da EFD-Reinf. A obrigatoriedade de entrega é mensal e seguirá o seguinte calendário: Agosto de 2018: empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões; Abril de 2019: demais empresas, exceto para as que constam como optantes pelo Simples Nacional no CNPJ em 1º de julho de 2018; Outubro de 2019: demais sujeitos passivos não enquadrados nos casos de obrigatoriedade previstos. Para o atendimento desta nova obrigação, é necessário que o eSocial e a EFD-Reinf já estejam implantados na empresa. Por que é importante entregar as declarações obrigatórias? Primeiramente, qualquer empresa sempre deve estar com todas as obrigações em dia e manter válidas suas Certidões Negativas de Débitos (CNDs) dos mais persos órgãos públicos. Além disso, existe também o risco iminente de autuações do Fisco em caso de deslize, pois, se uma das declarações acima for entregue após o prazo estipulado, no momento da entrega ocorrerá a emissão da multa correspondente. Caso a declaração seja uma geradora de tributos ou encargos, como a mensal ou a GFIP, o valor a ser pago em impostos e FGTS já é gerado com juros e multa, aumentando a dívida tributária. Por esses motivos, se sua empresa se enquadre no Simples Nacional, é necessário sempre prestar muita atenção nas obrigações para não atrasá-las ou entregá-las com erros, o que também gera multas. Melhor ainda, conte com a expertise e o conhecimento de um contador especializado para essas tarefas, o que elimina ou até reduz o risco do negócio ter problemas com a legislação. Escrito Por EDUARDO NASCIMENTO
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